Opname telefoongesprek uitvoeren

Soms wil je gesprekken opnemen met als doel je service te verbeteren voor kwaliteitsdoeleinden. Met name in de zorg is het belangrijk om de feedback te peilen van patiënten zodat je de service en zorg erop kan aanpassen. Bij Vcare hebben we een slimme applicatie ontwikkeld binnen ons Vcare connect platform die het mogelijk maakt om gesprekken op te nemen op een veilige en AVG conforme manier.

Is het toegestaan een telefoongesprek op te nemen?

Wellicht denk je ‘is het toegestaan om een telefoongesprek op te nemen?’ Een goede en terechte vraag. Voor consumenten en bedrijven gelden er aparte regels. Als consument mag je een gesprek opnemen, zoals je zelf ook deelneemt aan het gesprek en de opname gebruikt voor privégebruik. Ga je het gesprek ergens voor gebruiken, bijvoorbeeld een schoolopdracht, een podcast of een video interview, dan heb je toestemming nodig van alle gesprekspartners. Dit is bepaald in de wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is óók en altijd van toepassing als je als bedrijf, overheid of zorgorganisatie een telefoongesprek opneemt. Voor de uitvoering opname telefoongesprek kunnen klanten van Vcare gebruik maken van Vcare Recorder.

Hoe neem je een telefoongesprek op met Vcare recorder?

Vcare Recorder is zodanig ontwikkeld dat het gevoerde gesprekken opneemt en opslaat op twee gescheiden locaties voor een periode van minimaal 2 jaar of indien gewenst, langer. Deze gesprekken zijn alleen toegankelijk voor medewerkers met de juiste toegangsrechten. Omdat Vcare conform de strenge regels werkt die opgelegd worden voor zorginstellingen, hanteren we strenge beveiligingsmatregelen. Een goed voorbeeld hiervan is dat voor het verkrijgen van toegang tot deze versleutelde gegevens wij gebruik maken van drievoudige authenticatie, zoals bijvoorbeeld ook gebruikelijk is bij online bankieren. Super veilig dus en geheel conform de wet Autoriteit Persoonsgegevens AVG.

Tips voor het opnemen van gesprekken

Natuurlijk wil je het gesprek zo zuiver mogelijk kunnen opnemen voor een goede audio opname. Daar geven we je enkele tips om je gespreksopname zo helder mogelijk te houden.

• Zet je telefoon op tafel of ergens in de buurt met een stabiele houding
• Voorkom achtergrond geluid en scherm je zoveel mogelijk af van muziek en/of pratende mensen
• Test van te voren altijd een gesprek en beluister het audiofragment terug om te checken wat beter kan
• Maak gebruik van een hoogwaardig telefoontoestel dat de nieuwste technieken ondersteund voor ruisonderdrukking

Aanvullende services bij Vcare | Vcare Reporter

Aanvullend op Vcare Call Recorder bieden we ook een handige rapportagetool die meer inzicht kan geven in uw telefoniegegevens en prestaties. Dankzij verschillende statistieken kun je realtime en altijd inzien hoe je organisatie en personeel presteert ten opzichte van benchmarks of SLA’s bijvoorbeeld. Zo weet je bijvoorbeeld of je bereikbaarheid op peil en voldoet aan de beschikbaarheidseisen. Vcare Reporter komt in drie varianten;

• Met Vcare Reporter Essential krijgt u inzicht in uw telefoniegegevens en prestaties;
• Met Vcare Reporter Advanced krijg je aanvullend inzicht op wachtrij- en medewerkersniveau en informatie over gesprekken;
• Met Vcare Reporter Expert krijg je toegang tot meer specifieke informatie over gesprekken in de vorm van zeer uitgebreide oproepinformatie, en gedetailleerde gebruikersinformatie.

Benieuwd naar de mogelijkheden? Plan een demo bij een adviseur van Vcare via info@vcareconnect.nl of maak telefonisch een afspraak via 088-4800900