Herschrijven van teksten

Herschrijven van teksten begint bij de boodschap

Een tekst kan foutloos zijn en toch lastig lezen. Misschien staat de belangrijkste informatie pas onderaan, wisselt de toon voortdurend of moet de lezer te veel zelf invullen. Herschrijven helpt om de inhoud begrijpelijker en bruikbaarder te maken. Het doel is niet om iedere zin anders te formuleren, maar om de boodschap beter over te brengen. Daarvoor moet eerst duidelijk zijn wat de tekst wil vertellen en voor wie hij bedoeld is.

Corrigeren, redigeren of herschrijven?

Deze werkzaamheden liggen dicht bij elkaar, maar hebben een verschillend vertrekpunt. Bij corrigeren kijk je vooral naar spelling, grammatica, typefouten en leestekens. De opbouw en formulering blijven grotendeels behouden. Redigeren gaat verder: je beoordeelt ook zinsbouw, herhaling, samenhang en toon. Bij herschrijven kan de hele presentatie veranderen. Alinea’s krijgen een andere volgorde, omslachtige uitleg wordt opnieuw opgebouwd en ontbrekende verbindingen worden toegevoegd.

Welke aanpak nodig is, hangt af van het probleem. Een duidelijke instructie met enkele spelfouten vraagt geen volledige herwerking. Een webpagina waarop verschillende boodschappen door elkaar lopen, wordt meestal niet beter door alleen komma’s te verplaatsen. Benoem daarom eerst wat de lezer belemmert. Zo besteed je tijd aan wijzigingen die daadwerkelijk verschil maken.

Bewaar wat inhoudelijk belangrijk is

Lees de oorspronkelijke tekst voordat je begint te veranderen. Noteer de hoofdboodschap, belangrijke feiten, voorwaarden en voorbeelden. Let vooral op woorden die de betekenis begrenzen, zoals soms, uitsluitend of minimaal. Wanneer zulke woorden verdwijnen, kan een vlotte nieuwe zin iets anders beloven dan de oorspronkelijke tekst. Ook namen, aantallen en afspraken verdienen extra aandacht tijdens de herwerking.

Een eenvoudige werkmethode is om naast het concept een korte inhoudslijst bij te houden. Daarop staat welke punten in de nieuwe versie moeten terugkomen. Onduidelijke passages krijgen een vraagteken totdat de bedoeling is opgehelderd. Vul ontbrekende informatie niet op met aannames die als feiten worden gepresenteerd. Bewaar bovendien de oorspronkelijke versie, zodat verschillen later gemakkelijk terug te vinden zijn.

Geef elke alinea een duidelijke taak

Een sterke structuur volgt de vragen van de lezer. Begin met het onderwerp en de informatie die nodig is om verder te kunnen lezen. Werk daarna de belangrijkste onderdelen uit en sluit af met een passende vervolgstap. Tussenkoppen helpen wanneer ze concreet aangeven wat een gedeelte behandelt. Een kop als Planning en voorbereiding geeft meer richting dan een algemene formulering zoals Meer informatie.

Behandel per alinea bij voorkeur één samenhangende gedachte. Begin bijvoorbeeld met een praktische uitleg, voeg daarna een voorbeeld toe en benoem vervolgens een relevante uitzondering. Verplaats zinnen die bij een ander onderwerp horen. Schrap herhaling alleen wanneer daarmee geen nuttige toelichting verdwijnt. Soms lijkt informatie dubbel, terwijl de tweede passage juist een andere lezersvraag beantwoordt.

Maak formuleringen concreet

Heldere taal laat zien wie iets doet en wat er gebeurt. De zin Er vindt verwerking van aanvragen plaats kan bijvoorbeeld worden vervangen door Ons team verwerkt de aanvragen, als dat inhoudelijk klopt. Ook zelfstandige naamwoorden met veel abstracte toevoegingen maken teksten vaak onnodig zwaar. Kies woorden die passen bij de kennis van de doelgroep en licht noodzakelijke vaktermen toe.

Korte zinnen kunnen helpen, maar een opeenvolging van losse mededelingen leest niet vanzelf prettig. Wissel zinslengtes af en maak verbanden zichtbaar. Woorden zoals daarom, vervolgens en hoewel geven richting wanneer het verband werkelijk bestaat. Lees lastige passages hardop: onhandige overgangen en overvolle zinnen vallen dan vaak sneller op dan tijdens stil lezen.

Bewaar een herkenbare toon

Spreek vooraf af of je de lezer met je of u aanspreekt. Gebruik dezelfde benamingen voor producten, diensten en handelingen. Een zakelijke uitleg hoeft niet afstandelijk te klinken, terwijl een vriendelijke tekst niet overal uitroeptekens nodig heeft. De toon moet vooral passen bij het doel en consequent worden volgehouden, ook in knoppen, tussenkoppen en korte toelichtingen.

Controleer de nieuwe versie in rondes

Beoordeel eerst de inhoud en volgorde, daarna de formuleringen en ten slotte spelling en opmaak. Vergelijk de tekst met je inhoudslijst en controleer of voorwaarden en nuances behouden zijn. Een hulpmiddel kan alternatieven voorstellen, maar neem suggesties niet automatisch over. Laat waar mogelijk iemand meelezen die de oorspronkelijke tekst niet kent en vraag welke boodschap die eruit haalt.

Een herschreven tekst is klaar wanneer de beoogde lezer begrijpt wat er staat en weet wat ermee te doen. Niet het aantal gewijzigde woorden, maar de kwaliteit van de uitleg bepaalt het resultaat. Dat vraagt om gerichte aandacht.

Sergej Dergatsjev, eigenaar van Online Solutions Group, heeft CompanyGids nieuw leven ingeblazen en het platform verder uitgebouwd tot een moderne bedrijvengids voor België. Bezoek Company Gids en Online Solutions Group.